Daten & KI | Ăffentlicher Sektor
Vom dezentralen Datenmanagement zum digitalen Wissenszugang: Eine Handelskammer entwickelt ihr Wissensmanagement im Unternehmen weiter
Eine Handelskammer stand vor der Herausforderung, dass ihr bestehendes internes Wissensmanagement nicht mehr zeitgemÀà war. Eine Vielzahl an Dokumenten, Ordnerstrukturen und Ablageorten erschwerte es den Mitarbeitenden, relevante Informationen schnell aufzufinden und gezielt zu nutzen. Eine KI-Lösung bot sich daher als geeigneter Ansatz an, um die Mitarbeitenden im Umgang mit dem vorhandenen Wissen besser zu unterstĂŒtzen.
Der Kunde
Eine der gröĂten Handelskammern Deutschlands
Der Kunde ist eine Handelskammer, die als zentrale Anlaufstelle fĂŒr Unternehmen umfangreiche Informations- und Antragsdienstleistungen bereitstellt. Daher wuchs die Menge an Daten und Dokumenten stetig. Die dezentrale Ablage erschwerte den Mitarbeitenden deshalb den schnellen Zugriff auf relevante Informationen, insbesondere wenn sie in KundengesprĂ€chen unmittelbar Auskunft geben mussten.
Erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen lagen bereits vor, waren jedoch unsystematisch und boten noch keine klare Grundlage fĂŒr konkrete Use Cases. So entstand der Bedarf, das Wissensmanagement im Unternehmen methodisch zu ordnen und strukturiert anzugehen. Ein interner, KI-basierter Wissensmanagement-Chatbot sollte die Informationssuche vereinfachen und die Mitarbeitenden stĂ€rker befĂ€higen.
Das Projekt
Von verteilten Informationen zu strukturiertem Wissensmanagement im Unternehmen
KBC begann mit Interviews, in denen relevante Stakeholder ihre Anforderungen und Erwartungen an den geplanten Chatbot beschrieben. AnschlieĂend bĂŒndelte das Team die Ergebnisse und ĂŒbersetzte sie in ein klares Anforderungsbild fĂŒr die spĂ€tere KI-Chatbot-EinfĂŒhrung.Â
Dabei erfasste KBC sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen und hielt sie in einem strukturierten Anforderungsdokument fest. Dieses Dokument schafft Orientierung fĂŒr die nĂ€chsten Umsetzungsschritte und bildet die methodische Grundlage fĂŒr das Wissensmanagement im Unternehmen. Parallel entwickelte KBC Change-Management-MaĂnahmen, die mögliche Vorbehalte frĂŒhzeitig aufgreifen und die unterschiedlichen Nutzergruppen auf die geplante VerĂ€nderung vorbereiten. ZusĂ€tzlich legten KBC und die Handelskammer Kennzahlen fest, um die weitere Umsetzung spĂ€ter zu steuern und zu bewerten.
Das Ergebnis
Klare Strukturen fĂŒr Wissensmanagement im Unternehmen
Die Vorarbeit schafft klare Anforderungen und legt das Vorgehen fĂŒr die weitere EinfĂŒhrung des KI-Chatbots fest. Das strukturierte Anforderungsdokument bĂŒndelt die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Gleichzeitig unterstĂŒtzen die Change-Management-MaĂnahmen und die definierte Kennzahlensteuerung die Handelskammer dabei, die nĂ€chsten Schritte gezielt zu planen, zu begleiten und spĂ€ter zu bewerten.Â
Damit schafft das Projekt die Voraussetzungen fĂŒr den Ăbergang vom bisherigen dezentralen Datenmanagement zu einem KI-gestĂŒtzten Self-Service-Angebot. Zugleich verfĂŒgt die Handelskammer ĂŒber eine methodische Grundlage, um ihr Wissensmanagement im Unternehmen weiterzuentwickeln und die relevanten Nutzergruppen frĂŒhzeitig einzubinden.
