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Wie identifizieren Unternehmen ihre Prozessschwachstellen?

München – „2018 wurden so viele Autos wie noch nie wegen Sicherheitsproblemen in deutsche Werkstätten zurückgerufen“, schreibt das Handelsblatt. 3,7 Millionen PKW waren es demnach insgesamt. KBC hat hierzu bereits im Juli das Rückrufreporting 2018 veröffentlicht. Es ist also an der Zeit zu handeln, aber wie können es Unternehmen schaffen ihre Rückrufe zu reduzieren? Rückrufaktionen, die aufgrund mangelhafter Qualität des Endproduktes entstehen, stellen einen erheblichen Kostentreiber für Unternehmen dar, die Gewährleistungskosten steigen rasant in die Höhe. Um neben der Eindämmung von finanziellen Schäden auch die durch Rückrufaktionen entstandenen Imageschäden und Kundenfrustration schnellstmöglich zu korrigieren, greifen viele Unternehmen meist auf kurz- bis mittelfristige Maßnahmen zurück, wie beispielsweise Produktänderungen.

Wenn es Unternehmen jedoch langfristig gelingen soll, solche Produktprobleme nicht nur reaktiv, sondern auch präventiv für zukünftige Produkte zu vermeiden, müssen die Schwachstellen in den Prozessen systematisch identifiziert und nachhaltig optimiert werden.

Doch warum passiert dies nicht längst in den Unternehmen?

Reaktives Problemmanagement ist für viele Unternehmen seit Jahren das Allheilmittel zur Reduzierung von Gewährleistungskosten, welche aufgrund von Feldproblemen und Rückrufen auftreten. Die Produktprobleme werden jedoch nicht langfristig und insbesondere nicht Produktgenerationen-übergreifend gelöst, da die Prozesse immer wieder die gleichen oder ähnliche Fehler zulassen. Die Ursachen für die Produktprobleme liegen somit in der mangelnden Optimierung der Prozesse, welche präventiv Fehler vermeiden könnten.

Modernes Problemmanagement für Prozesse heißt somit die Lösung.

Dieser unternehmensweite Prozess zur Ortung von Prozessschwachstellen soll die folgenden Kernfragen beantworten:

  • An welcher Stelle in den Prozessen hat sich der Fehler eingeschlichen?
  • An welcher Stelle in den Prozessen hätte der Fehler entdeckt werden können bzw. müssen?

Mit Hilfe eines unternehmensspezifischen Ursachenbaums, welcher zwischen 200 und 300 mögliche generische Ursachen berücksichtigt, können gezielt die richtigen und ursächlichen Prozessschwachstellen identifiziert werden.

Zuerst wird gemeinsam mit dem Kunden, anhand der jeweiligen wertschöpfenden und nicht-wertschöpfenden Prozesse sowie der KBC-Best Practice Erfahrung, der spezifische Ursachenbaum definiert. Dieser beinhaltet generische Prozessursachen zur Beantwortung der oben genannten Fragen. Im zweiten Schritt wird das spezifische Analysevorgehen und zugehörige Analyse-, Steuerungs- und Berichtswerkzeuge beispielsweise auf Basis VBA und Microsoft Excel entwickelt. Anschließend folgt der Rollout der neuen Prozesse und erste Analysen zur Identifizierung von Prozessschwachstellen zum Beispiel in Form von Workshops mit den Fachabteilungen der wert- und nichtwertschöpfenden Prozesse werden durchgeführt

So stellen wir nachhaltig sicher, dass auch nach Übergabe in die Linienfunktionen die kontinuierliche Identifizierung von Prozessschwachstellen erfolgt.

Kontaktieren Sie uns gerne für einen Erfahrungsaustausch zum Thema „Modernes Problemmanagement für Prozesse“ oder zum Thema „Ortung von Prozessschwachstellen“.

Tobias Budde
Partner

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