Praxisbeispiel
Indirect Spend Optimisation
Bei unserem Kunden, einem Hersteller von Nutzfahrzeugen, wurde ein Operational Excellence Programm zur Absicherung und Steigerung der Profitabilität aufgesetzt.
Hintergrund
Eine der Teilinitiativen des Programms betraf die Optimierung der (Sach-) Gemeinkosten. Der ursprünglich gewählte Projektansatz, mit reinen Benchmarks zu arbeiten, brachte nicht den gewünschten Erfolg und wurde verworfen. Mit einem neuen Ansatz mussten Potenziale zur Schließung der Ziellücke innerhalb von drei Monaten identifiziert und vereinbart werden.
Die größte Herausforderung bestand darin, dass es sich um einen Einstieg in ein bereits laufendes Programm mit ambitionierter Zielsetzung und enger Zeitschiene handelte. Erschwerend kamen eine bereits stark optimierte Kostenbasis sowie eine hohe Anzahl involvierter Abteilungen und Stakeholder hinzu.
Konkrete Aufgabenstellung
- Vorbereitung und Durchführung von Kostengesprächen & -workshops in direkten und indirekten Bereichen zur Identifikation von Einsparmaßnahmen
- Durchführung von Kostenanalysen und Bewertung identifizierter Einsparmaßnahmen
- Implementierung ausgewählter Maßnahmen
- Abstimmung und Vereinbarung der Maßnahmen sowie regelmäßiges Reporting des Füllstandes an Top Management und Vorstand
.
KBC-Lösungsansatz
Die detaillierte Analyse der Kostentreiber schaffte eine transparente Basis für die methodische Ableitung potenzieller Einsparmaßnahmen. Aufgrund der angespannten Zeitleiste war hierfür eine systematische Vorbereitung des Projektes unerlässlich. Im Zuge der Validierung und Eingrenzung der relevanten Kostenarten und -positionen, wurden die jeweiligen Budget- und Kostenverantwortlichen identifiziert und einbezogen. In dedizierten Workshops wurde der Projektansatz detailliert und erklärt, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Projektstakeholder und das Management vorab „im Boot zu sind“.
In der Analysephase wurden die Mengentreiber für die (historische) Kostenentwicklung pro Kostenart betrachtet. Diese waren die Grundlage für die daten- und hypothesenbasierte Erarbeitung der Einsparmaßnahmen.
Die Ableitung der Einsparmaßnahmen erfolgte, sowohl für die Werke als auch für die Managementfunktionen, nach gleichem Schema:
- Standardisierte Voranalyse der Kosten
- Ableitung erster Erkenntnisse, insbesondere durch ressortübergreifende Einsicht in die Ist- und Plankosten
- Dialog entlang von Stellhebeln & Mengentreibern (KBC Maßnahmenkatalog)
- Ableitung und Priorisierung der Einsparmaßnahmen (Ideen)
- Dokumentation und Sign-Off der generierten Ideen als Basis für die weitere Bewertung
In der letzten Phase des Projektes wurden die generierten Maßnahmen bewertet und priorisiert. Vereinbarte Maßnahmen wurden bis hin zu ihrer Implementierung begleitet. Basis dafür waren eigens definierte Maßnahmenübersichten inklusive einer finanzieller Bewertung sowie einer Beschreibung der Effekte und eventueller Risiken.
