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Mentoring in Krisenzeiten: Wie Digitalisierung auch Einzug in der Kaffeeküche findet

Ein herzliches Willkommen

Das „Willkommen-heißen“ – unser Onboarding – ist für den Einstieg bei KBC zentraler Bestandteil und liegt uns besonders am Herzen. Wir wollen es unseren neuen Kollegen nicht nur so „einfach“ wie möglich machen in den Berateralltag zu starten, sondern gleichzeitig einen guten persönlichen Kontakt zwischen Mentor und neuem Mitarbeitenden herstellen. Der Mentor ist der wichtigste Ansprechpartner für den Mitarbeitenden über seine gesamte Karriere bei KBC hinweg. Deshalb ist der Aufbau eines Vertrauensverhältnisses Grundlage für eine gute Begleitung.

Onboarding in Zeiten von Corona

Doch wie läuft so etwas in Corona-Zeiten ab, in denen Distanz und Abstandhalten oberstes Gebot sind? Kein persönliches Kennenlernen, kein Händeschütteln und keinen halben Tag in einem Raum zusammensitzen, wo kann ein neuer Mitarbeitender alle Fragen loswerden, die ihm unter den Nägeln brennen?

Mentoring in Krisenzeiten

Die Aufnahme ins KBC-Team soll trotzdem so reibungslos wie möglich gelingen. In dieser Zeit sind besonders die Mentoren der neuen Mitarbeitenden gefragt.

Als angehender Mentor eines neuen Mitarbeitenden habe ich mir deshalb überlegt, wie ich den ersten Tag und die ersten Wochen für meinen neuen Kollegen, trotz der derzeitigen Umstände, so angenehm wie möglich gestalten kann. Die drei Zutaten, die mir im Rahmen des Onboardings wichtig erschienen, sind eine gute Vorbereitung, ausreichend Planung sowie der Mut zum Ausprobieren neuer Formate.

Der erste Tag

Am ersten Tag habe ich mir besonders viel Zeit genommen, um den neuen Kollegen willkommen zu heißen und ihn persönlich kennen zu lernen – das zunächst einmal in besonderer Form bei einem virtuellen Kaffee. Bei KBC nutzen wir die Plattform Microsoft Teams für den virtuellen Austausch. So haben wir beide uns tatsächlich auch eine Tasse Kaffee sowie einen Keks bzw. ein Stückchen Kuchen an den Schreibtisch geholt. Die Kamerafunktion im Chat ist natürlich aktiviert, damit es sich zumindest ein bisschen wie ein persönliches Treffen anfühlt.

Virtuelle-6-Augen-Meetups

Nach dem ersten Kennenlernen haben mein Mentee und ich uns Schritt für Schritt durch die wesentlichen Aspekte des Onboardings gearbeitet. So war es mir wichtig, einen guten Überblick über KBC, die Strukturen und Abläufe und natürlich über das Team zu vermitteln. Aber natürlich soll mein Mentee seine neuen Kollegen nicht nur auf Bildern sehen, sondern diese so persönlich wie möglich kennenlernen. Wir haben deshalb gemeinsam mit Kollegen zentraler Funktionen „virtuelle 6-Augen-Meetups“ vereinbart. Dies bietet meinem Mentee die Chance seine neuen Kollegen auf einfache und unkomplizierte Art und Weise kennenzulernen. Als Mentor begleite ich meinen Mentee bei diesen kurzen, ca. 15-minütigen Gesprächen, in dem ich ihm seine neuen Kollegen vorstelle. Das hat den Vorteil, dass keine unangenehme Stille im virtuellen Raum entsteht und so kann auch ich als Mentor noch etwas mehr über meinen neuen Mentee erfahren. Das persönliche Kennenlernen, welches hoffentlich bald wieder möglich ist, wird durch das virtuelle natürlich nicht ersetzt.

Virtueller Self-Pitch

Da es nahezu unmöglich ist, jeden einzelnen neuen Kollegen bei einem virtuellen Kaffee zu treffen, habe ich mir den „virtuellen Self-Pitch“ für meinen Mentee überlegt. Hierfür bereitet er eine kleine Präsentation mit drei Folien á einem Bild vor, mit Hilfe derer er sich im nächsten KBC-Jour Fixe vorstellen wird. Selbstverständlich unterstütze ich ihn hierbei. Die drei Bilder sollen folgende Fragen untermalen: Wer bin ich (u.a. Herkunft, Hobbies, Leidenschaften)? Was bringe ich mit (u.a. Studienabschluss, Ausbildungen, besondere Fähigkeiten)? Worauf freue ich mich bei KBC besonders (u.a. Team, Projekte)?

Einstieg in Projektalltag

Für einen guten Start ist es zudem essenziell, dass der neue Mitarbeitende direkt in den Projektalltag einsteigen kann. Deshalb habe ich mit meinen Projektleiterkollegen schon vor Start des neuen Kollegen eruiert, wo ein direkter Projekteinsatz für meinen Mentee möglich ist. Wie und wann er sich dann auf dem jeweiligen Projekt einbringen kann, werde ich gemeinsam mit ihm in den ersten beiden Arbeitswochen, parallel zu seinen Einarbeitungsaktivitäten, planen.

Planung ist das A&O

Insgesamt gilt für mich als Mentor besonders den ersten Tag und die erste Woche gut zu planen und meinem Mentee konkrete Aufgaben im Rahmen seiner Einarbeitung zu geben, die er auch im Home-Office bearbeiten kann. Damit er sich dabei nicht allein gelassen fühlt, vereinbare ich mit ihm wiederum regelmäßige virtuelle Gespräche, in denen er sich mit mir austauschen kann und wo nötig, entsprechende Hilfestellung von mir bekommt.

Basis ist eine gut funktionierende IT

Grundvoraussetzung für alles ist, dass alle notwendigen Werkzeuge vorhanden sind. Deshalb habe ich ihn direkt am ersten Tag in die gesamte IT-Landschaft und Systeme eingeführt.

Eine freundliche Aufnahme ins Team (vorerst auf dem virtuellen Weg), eine gut funktionierende IT-Ausstattung und ein nahtloser Einstieg in ein laufendes Kundenprojekt führen hoffentlich auch in Corona-Zeiten zu einem gelungenen Start bei KBC.

Constanze Schöffmann
Director Human Resources

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