Praxisbeispiel
Systematische Vorbereitung von Großprojekten
Die zunehmende Volatilität im Geschäftsumfeld (neue Technologien, Märkte, Wachstum etc.) erfordert ein systematisches Vorgehen sowie standardisierte Methoden und Tools. Mit Hilfe einer systematischen Vorbereitung von Großprojekten können Effizienzen über die gesamte Projektdauer gehoben und eine gleichbleibende Qualität über mehrere Projekte hinweg sowie die Kundenzufriedenheit gesichert werden.
Hintergrund
Unser Kunde, das Inhouse Engineering eines weltweit verteilten Konzerns, hat die Verantwortung für die Planung und Umsetzung sowohl zur Erweiterung und Umbau bestehender Werke als auch zum Neubau ganzer Produktionsstandorte. Er stand vor der Herausforderung Anforderungen und Fragen zu folgenden Themenkomplexen zu klären:
- Spezifische Landesanforderungen (z.B. Einfuhrgesetze, Genehmigungsprozesse).
- Lokale Gegebenheiten (z.B. Klima, Bodenbeschaffenheit, Logistik).
- Klärung von Anforderungen mit den relevanten Prozesspartnern und Auflösung möglicher Zielkonflikte (z.B. kostengünstige Beschaffung vs. Opex-Kosten, Flexibilität der Anlage vs. Automatisierungsgrad).
Das Wissen zu den notwendigen Kernfragestellungen für Projekte dieser Komplexität, war zwar in Teilen im Unternehmen vorhanden, jedoch auf zahlreiche Projektmanager verteilt und nicht standardisiert dokumentiert. Zum anderen galt es Lücken mit externer Expertise zu schließen.
Konkrete Aufgabenstellung
- Konzeption, Vereinbarung und Pilotierung eines systematischen Vorgehens von der Anforderungsklärung vor Beauftragung des Großprojektes bis zum Produktionsstart mit dem Ziel die Termintreue, Budgeteinhaltung und Anforderungserfüllung sicher zu stellen.
- Stärkung des Zusammenarbeitsmodels zwischen Inhouse-Engineering, Lieferanten und den Kunden, in diesem Fall die Landesgesellschaften mit der Verantwortung für die marktnahe Produktion.
- Erweiterung des Projektumfangs um eine Vorphase für die frühzeitige Unterstützung bei der Anforderungsdefinition.
- Sicherstellung der nachhaltigen Verankerung und der fortlaufenden Optimierung der definierten Vorgehensweise.
KBC-Lösungsansatz
Für die Erarbeitung einer systematischen Vorbereitung für dieses Großprojekt und die spätere Verankerung war die enge Einbindung des Kunden von Anfang an essenziell.
Mittels Interviews mit ausgewählten Know-how-Trägern im Unternehmen wurde zunächst der Status Quo, Best Practices und das aktuelle Prozessmodell bewertet. Auf der Basis dieser initialen Analysephase haben wir den ersten Entwurf eines neuen Gate-Review-Konzepts für Großprojekte erarbeitet. Dieser enthielt alle relevanten Fragestellungen zu den jeweiligen Projektphasen als auch die Erweiterung des Prozessmodells um die Vorphase der Anforderungsklärung. Durch den engen Austausch mit den Stakeholdern des Prozesses stellten wir die Anwendbarkeit und Akzeptanz unseres Lösungsansatzes sicher.
Das Management-Gremium hat im Anschluss das Ergebnis formal vereinbart und für die Pilotierung freigegeben. Während der Pilotphase wurden die TOP-Verbesserungsideen eingepflegt und sowohl Prozess als auch Fragen situationsbedingt adaptiert. Die Pilotphase konnte erfolgreich abgeschlossen und das Vorgehen als Standard etabliert werden, nachdem alle Ziele erreicht wurden. Alle Hinweise der Beteiligten wurden gebündelt in der finalen Version berücksichtigt.
Die dabei entstandene Methode zur Vorbereitung und Begleitung von Großprojekten unterstützte erheblich das strukturierte Vorgehen. Daneben wurde durch die Methode und den dahinter liegenden Prozessen die Zusammenarbeit zwischen Inhouse-Engineering, Lieferanten und Kunde nachweislich intensiviert und das Projektergebnis aus Sicht der Landesgesellschaften und des Topmanagements erheblich verbessert. Darüber hinaus wurde eine Toolumsetzung für die Abarbeitung der Kernfragestellungen und für die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben erfolgreich pilotiert. Somit ist die Anwendbarkeit für kommende Projekte sichergestellt.
