Fachartikel
Organisationsstruktur für die Zukunft: So gelingt die digitale Transformation
Um in der zunehmend digitalen und datengetriebenen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, stehen Unternehmen vor der Aufgabe mit dem Wandel der Zeit mitzugehen und sich an die neuen und stetig verändernden Herausforderungen anzupassen. Digitale Transformationen sind nicht nur eine technische Herausforderung, sie erfordern auch die Begeisterung der Mitarbeiter:innen, um bei diesen Veränderungen aktiv mitzuwirken.
Um Transformationen erfolgreich durchzuführen, sollten eine Vielzahl an Faktoren beachtet werden – ein paar davon werden wir in diesem Artikel genauer beleuchten, zum Beispiel wie Organisationen hinsichtlich ihrer Struktur, Prozesse und Zusammenarbeit aufgestellt sein sollten. Flexibilität, Agilität und eine offene Kommunikationskultur sind entscheidend, um die Mitarbeitenden in diesen Veränderungsprozess einzubeziehen und sie zu motivieren, aktiv an der Umsetzung neuer Technologien mitzuwirken.
Es gibt keine universelle „One Size Fits All“-Lösung, wenn es darum geht, die optimale Organisationsstruktur für die erfolgreiche Implementierung von digitalen Lösungen zu definieren. Jedes Unternehmen ist einzigartig und bringt seine eigenen, spezifischen Herausforderungen, Zielsetzungen und kulturellen Besonderheiten mit.
Optimale Organisationsstrukturen
Eine durchdachte und flexible Organisationsstruktur kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, wie gut ein Unternehmen in der Lage ist, digitale Veränderungen zu implementieren und zu leben, da sie die Grundlage für effektives Handeln, klare Kommunikation und schnelle Entscheidungsfindung schafft. Es gibt eine Vielzahl an Organisationsstrukturen und jede hat seine Vor- und Nachteile, die auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens angepasst werden müssen.
Die Matrixorganisation kombiniert funktionale und projektbasierte Strukturen, um Flexibilität und Fachkompetenz zu fördern. Diese Organisationsstruktur ist besonders vorteilhaft für große Unternehmen in dynamischen Märkten, denn sie erlaubt eine schnellere Entscheidungsfindung durch enge Teamarbeit, bringt jedoch auch Konfliktpotentiale und komplexere Kommunikationswege mit sich.
Agile Organisationen fokussieren sich hingegen auf autonome, cross-funktionale Teams, die durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban ihre Anpassungsfähigkeit an Herausforderungen erhöhen. Diese Struktur kann jedoch aufgrund der Komplexität der Implementierung Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere hinsichtlich der Konsistenz in Prozessen.
Die zentrale Steuerungsstruktur organisiert Entscheidungen und Prozesse straff mit klaren Vorgaben von der Führungsebene, was Standards setzt und Ressourcen effizienter nutzt. Dennoch leidet sie unter mangelnder Flexibilität und langsamer Entscheidungsfindung, da kreative Lösungen und Eigenverantwortung der Mitarbeiter:innen oft eingeschränkt sind. Diese Struktur eignet sich hauptsächlich für große Unternehmen in stabilen Märkten und erleichtert den Umgang mit Compliance-Anforderungen.
Die Wahl zwischen Matrixorganisation, agiler Organisation und zentraler Steuerungsstruktur hängt stark von den spezifischen Zielen, der Unternehmenskultur und der Branche ab. Gemeinsam mit unseren Kunden beraten wir sie bei der Wahl der passenden Organisationsstruktur und begleiten unsere Kunden bei der Implementierung. Denn jedes Modell hat seine eigenen Stärken und Schwächen, die eine sorgfältige Abwägung und eine gut durchdachte Implementierung erfordern.
Herausforderungen bei der Implementierung
Jede Form der Transformation ist unserer Erfahrung nach mit einer Reihe von verschiedenen Herausforderungen konfrontiert, welche am besten bereits vor Beginner der Transformation adressiert werden:
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter:innen können sich gegen die Nutzung von neuen Technologien und das Leben von neuen Prozessen sträuben. Ein effektives Change-Management sowie Schulungen sind daher notwendig, um die Mitarbeiter:innen frühzeitig abzuholen. Wir orientieren uns bei der Entwicklung von Change-Management-Initiativen am ADKAR Modell: Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit), Reinforcement (Verstärkung). Das Modell beschreibt die fünf erforderlichen Elemente für eine erfolgreiche Veränderung auf individueller Ebene und ist ein hilfreiches Instrument, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte einer Veränderung berücksichtigt werden und somit eine erfolgreiche Umsetzung gewährleistet ist.
- Mangel an Fachwissen und Future Skills: Wichtige Themen wie Veränderungs- und Innovationskompetenz sowie digitale Schlüsselfähigkeiten müssen erst im Unternehmen aufgebaut oder antrainiert werden. Dabei ist auch wichtig, einen Weitblick zu behalten und sich jetzt schon auf die Skills vorzubereiten, die in fünf bis zehn Jahren relevant sein werden. Dafür verwenden wir unsere Zoom-In und Zoom-Out Herangehensweise, bei der zunächst das große Ganze (Zoom-out) betrachtet wird, um ein umfassendes Verständnis des Kontexts und der Zusammenhänge zu gewinnen, bevor man sich dann auf spezifische Details (Zoom-in) konzentriert, um gezielte Maßnahmen zu erarbeiten.
- Unzureichende Ressourcen: Mangelnde Priorisierung der Implementierungs- und Change-Management-Aktivitäten und fehlende Dringlichkeit limitiert Kapazitäten und Ressourcen, die eingebunden werden können. Oftmals wird von den Mitarbeitenden erwartet, die Veränderung noch „nebenbei“ zu managen.
Der Mensch im Mittelpunkt – der wichtigste Teil jedes Projekts
In der heutigen schnelllebigen und komplexen Geschäftswelt ist es unerlässlich, bei der Gestaltung von Organisationen den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen. Dies gilt insbesondere bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten, bei denen der Erfolg maßgeblich von den beteiligten Individuen abhängt. Die verschiedenen Formen des Organisationsaufbaus, wie oben genannt, sollten stets so gestaltet werden, dass sie die Bedürfnisse, Fähigkeiten und das Engagement der Mitarbeiter:innen fördern. Der Einbezug in Entscheidungsprozesse ist ein weiterer Schlüssel zum Erfolg. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihre Meinung zählt, Vorschläge angenommen werden und sie die Veränderungen auch aktiv mitgestalten dürfen, führt dies zu höherem Engagement und einer stärkeren Identifikation mit den Zielen der Organisation. Partizipative Führung, bei der die Mitarbeiter:innen aktiv in die Gestaltung von Projekten und Prozessen einbezogen werden, stärkt nicht nur den Teamzusammenhalt, sondern fördert auch die Verantwortungsübernahme und Eigenverantwortung.
Um Digitalisierungsprojekte effizient zu implementieren, ist das für die Organisation passende Organisationsdesign, die Prozesse und Arbeitsweisen entscheidend. Die genannten Herausforderungen können durch gezielte Strategien und Aktivitäten adressiert und überwunden werden. Unternehmen, die bereit sind, sich den Herausforderungen der digitalen Transformation zu stellen und die richtigen Strukturen zu schaffen, werden in der Lage sein, Wettbewerbsvorteile zu erzielen und innovative Lösungen erfolgreich umzusetzen. Eine Organisation, die den Menschen als zentralen Baustein betrachtet, wird nicht nur Projekte erfolgreich umsetzen, sondern auch eine nachhaltige und positive Unternehmenskultur schaffen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im richtigen Umgang mit den Menschen, ihren Fähigkeiten und ihrer Kreativität – denn sie sind es, die am Ende den Unterschied machen.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir maßgeschneiderte Strategien, welche die individuellen Prozesse, die Zusammenarbeitsmodelle und Ihre bestehende Unternehmenskultur berücksichtigen, um Ihre Transformation erfolgreich durchzuführen.
