Fachbeitrag
Die wichtigsten Schritte bei der Implementierung eines KI-Assistenten
Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, und Beratungsunternehmen sind da keine Ausnahme. KI-gestützte Assistenten haben das Potenzial, das Wissensmanagement zu revolutionieren, indem sie es Mitarbeiter:innen ermöglichen, auf das kollektive Fachwissen des Unternehmens zuzugreifen und es effektiver einzusetzen. Die Aspekte, die für die Einführung eines KI-Assistenten für das Wissensmanagement sprechen, sind vielfältig:
Höhere Effizienz und Produktivität
Ein KI-Assistent unterstützt bei der Bewältigung von Komplexität indem er relevante Informationen aus den umfangreichen Wissensbeständen des Unternehmens schnell abruft und zusammenfasst. Berater:innen sparen dadurch viel Zeit und können so schneller auf Kundenanforderungen reagieren bzw. sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
Bessere Qualität und Konsistenz
Ein KI-Assistent ermöglicht den einfachen Zugang zu Best Practices, bewährten Methoden und Expertenwissen aus dem Unternehmen und trägt damit dazu bei, dass Arbeitsergebnisse von konstant hoher Qualität sind. Er reduziert die Abhängigkeit von der Expertise einzelner, indem er die Berater:innen zur richtigen Zeit mit dem richtigen Wissen versorgt.
Schnelleres Onboarding und Up-Skilling
Ein KI-Assistent kann auch als persönlicher Wissens-Coach, der neuen oder noch unerfahrenen Mitarbeitern bei Bedarf Anleitung und Unterstützung aus der kollektiven Erfahrung des Unternehmens bietet, fungieren. Dies beschleunigt die Lernkurve erheblich.
Die erfolgreiche Implementierung eines KI-Assistenten erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Ausführung. Folgende Schritte gilt es bei der Einführung zu beachten:
Den Grundstein legen
Bevor eine KI-Implementierung in Angriff genommen wird, sollten zunächst die spezifischen Anwendungsfälle und Ziele für den KI-Assistenten bestimmt werden: Welche konkreten Aufgaben und Prozesse sollen mittels KI unterstützt werden? Wie können die Auswirkungen messbar gemacht werden? Eine solide Dateninfrastruktur sowie die Qualität der Daten spielen ebenfalls eine wichtige Rolle, denn die KI ist nur so gut, wie die Daten aus denen sie lernt. Die Wissensbestände des Unternehmens müssen digitalisiert, zentralisiert und organisiert werden, um KI-fähig zu sein. In diesem Zuge sollten auch geeignete Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten ergriffen werden, auf die die KI möglicherweise zugreift oder die sie generiert. Sobald diese Punkte sichergestellt sind, ist es an der Zeit, geeignete KI-Technologiepartner sowie -Plattformen zu evaluieren, die den individuellen Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Faktoren wie etwaige Spezialisierungen auf einen bestimmten Bereich, die die eigenen Prozesse besser verständlich machen, Stand der Technik und Integrationsfähigkeit, Datensicherheitsstandards etc. sollten bei der Auswahl berücksichtig werden.
Vorbereitung für den Einsatz
Wenn die Grundlagen geschaffen sind, kann die Einführung vorbereitet werden. Es empfiehlt sich, den KI-Assistenten zunächst in kleinem Maßstab zu testen und eine Roadmap für die schrittweise Einführung zu erstellen. Für die Testphase sollten vorab konkrete Anwendungsfälle definiert und die wichtigsten Stakeholder einbezogen werden. Auf Basis der gesammelten Erkenntnisse können gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden, bevor der Assistent im gesamten Unternehmen ausgerollt wird. Die Einführung von KI kann Änderungen an langjährigen Prozessen, Methoden und Arbeitsabläufen erfordern, an die sich die Mitarbeiter:innen gewöhnt haben. Etwaige Auswirkungen auf Rollen und Strukturen im Unternehmen sollten bereits im Vorhinein bedacht und Lösungen erarbeitet werden. Im weiteren Verlauf sollten Prozesse z.B. für das Workflowmanagement, Schulungen, Support sowie laufende Verbesserungen berücksichtigt und definiert werden.
Die Einführung des KI-Assistenten
Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Einführung eines KI-Assistenten ist ein klares Erwartungsmanagement. Daher ist die transparente Kommunikation über die Vorteile, aber auch die Grenzen von KI für eine realistische Erwartungshaltung bei den Nutzern wichtig. Die Einführung von KI wird für die Mitarbeiter:innen zunächst Veränderung, für einige vielleicht sogar Stress bedeuten und kann daher auf Widerstand stoßen. Daher ist die Schulung der Anwender:innen, wie sie den KI-Assistenten effektiv nutzen, wo und wie er in in ihre Arbeitsabläufe integriert werden kann, enorm wichtig. Die Mitarbeiter:innen sollten die Möglichkeit haben, sich in ihrem Tempo mit dem Tool und den Möglichkeiten die es bietet, auseinandersetzen zu können. Dieser Lernprozess trägt dazu bei, dass etwaige Vorbehalte nach und nach abgebaut werden. Möglichkeiten für Feedback und Co-Kreation zu bieten, sowie Anreize und Belohnung für die Weitergabe und Wiederverwendung von Wissen sind für die Akzeptanz des Tools ebenfalls hilfreich.
Die Implementierung eines KI-Assistenten im Unternehmen ist ein strategisches Unterfangen mit dem Potenzial für eine transformative Wirkung. Der Schlüssel liegt darin, KI als strategischen Transformationsprozess und nicht nur als Technologieimplementierung zu betrachten, bei dem Menschen, Prozesse und Technologie zusammenwirken. Sie ist kein Ersatz für menschliche Fähigkeiten, vielmehr muss sie als Ergänzung zu deren Fähigkeiten gesehen werden. Mit der richtigen Vorbereitung und gewissenhaften Einführung kann ein KI-Assistent zu einem wertvollen Bestandteil des digitalen Wissensmanagement eines Unternehmens werden.
